Retificação de faturas e regularização do IVA: o guia prático para a sua empresa

Emitiu uma fatura com um erro e ficou com a dúvida: emite uma nota de crédito ou anula a fatura? É uma das perguntas mais comuns na gestão do dia a dia, e a resposta certa evita pagar IVA a mais, coimas e horas perdidas a corrigir. A retificação de faturas e a regularização do IVA passaram a ter regras mais claras: a Autoridade Tributária publicou o Ofício Circulado n.º 25120/2026, de 28 de julho, que atualiza os procedimentos e substitui uma orientação que vinha de 1993. Neste guia explicamos, sem juridiquês, o que mudou, quais os prazos e o que fazer em cada situação.

O que mudou e porque lhe diz respeito

Durante mais de três décadas, a correção de faturas guiou-se por uma instrução antiga, pensada para o papel. Entretanto a faturação passou a ser eletrónica, surgiram os portais de cliente e as plataformas de gestão documental, e a lei mudou. O novo Ofício Circulado vem alinhar a prática com esta realidade e clarificar as dúvidas que geravam mais erros.

A boa notícia é que a maior parte destas regras já existia. O que a AT fez foi organizá-las, dar exemplos e definir os meios de prova aceites. Para uma empresa, o resultado é sobretudo previsibilidade: há agora um critério claro para corrigir faturas sem sobressaltos.

Nota de crédito ou anular a fatura? A distinção que evita erros

É aqui que muita gente erra. A regra é simples quando se percebe a lógica por trás:

• Emite-se nota de crédito quando muda o valor tributável ou o imposto. Por exemplo: uma devolução de bens, uma redução de preço ou a correção de um erro que afetou o montante de IVA.
• Anula-se a fatura e emite-se uma nova quando o erro é meramente formal e não mexe no imposto: um NIF trocado, uma morada errada ou uma descrição incorreta dos bens ou serviços. Nestes casos, a nota de crédito não é admissível.

A nova fatura corrigida deve referir a data original da operação. E não gera qualquer regularização de IVA nem obriga a substituir a declaração periódica. O mesmo se aplica quando a fatura titula uma operação que nunca existiu: anula-se, não se emite nota de crédito.

Um exemplo concreto

Imagine um gabinete que emite uma fatura de serviços com o NIF do cliente trocado. Durante anos, muitos resolveriam isto com uma nota de crédito. Agora o procedimento correto é anular a fatura no sistema de faturação e emitir uma nova, com a data original, sem mexer no IVA. A nota de crédito fica reservada para quando o valor muda, por exemplo se o cliente devolver parte do serviço contratado.

Situação	Documento certo	Mexe no IVA?
Devolução, desconto, correção de valor	Nota de crédito	Sim
Erro formal (NIF, morada, descrição)	Anular e reemitir	Não
Operação que nunca existiu	Anular	Não
IVA liquidado a menos	Nota de débito	Sim, a favor do Estado

Liquidou IVA a mais? Como corrigir a seu favor

Quando o erro afeta o valor da fatura e resultou em IVA entregue a mais, o procedimento é emitir uma nota de crédito e regularizar o imposto a seu favor na declaração periódica. Tem dois anos para o fazer, a contar da data em que o imposto se tornou exigível.

Se o erro for apenas contabilístico, como a duplicação de um registo ou uma falha de parametrização, não é preciso emitir qualquer documento retificativo: basta corrigir internamente a contabilidade e fazer a regularização declarativa, dentro do mesmo prazo de dois anos.

Há um ponto importante: para recuperar IVA a seu favor, tem de provar que o cliente tomou conhecimento da correção ou foi reembolsado. É sobre isso que trata a secção seguinte.

Liquidou IVA a menos? A correção é obrigatória

Se liquidou imposto a menos, a regularização é obrigatória e a favor do Estado. Emite-se uma nota de débito e inclui-se a regularização na declaração periódica do período do erro ou do período seguinte, sem penalidades. Passado esse prazo, a correção passa a fazer-se por declaração de substituição, já com juros compensatórios e coima.

Ao contrário da regularização a seu favor, esta não depende de qualquer prova de conhecimento por parte do cliente. É uma obrigação sua, e quanto mais cedo a resolver, menos custa.

A prova passou a ser digital

Esta é uma das novidades mais úteis. Para as regularizações a seu favor, a AT passou a aceitar expressamente meios de prova digitais de que o cliente foi informado:

• Confirmação de receção por email, por exemplo uma resposta escrita a confirmar a receção da nota de crédito.
• Registos automáticos de acesso em portais de cliente, com data, hora, identificação do utilizador e referência ao documento.
• Confirmações eletrónicas integradas nas plataformas de faturação.
• Comprovativos de reembolso: transferências, créditos em cartão ou notas de devolução, desde que liguem de forma clara à nota de crédito.

Um aviso essencial: presunções tácitas deixaram de valer. Assumir que o cliente aceitou a correção só porque não respondeu dentro de um prazo não é aceite. A prova tem de ser material, individualizada e inequívoca. Nas vendas a consumidores finais, o comprovativo do reembolso na conta do cliente é normalmente a via mais prática.

E se o erro for de enquadramento?

Nem todos os erros são de cálculo. Aplicar uma taxa de IVA errada, uma isenção que não era devida ou a inversão do sujeito passivo quando não se aplicava são erros de direito, e seguem um regime diferente. Aqui, o prazo para regularizar a seu favor é mais longo: quatro anos, nos termos do artigo 98.º, n.º 2, do Código do IVA.

Se foi liquidado IVA a mais por erro de direito, o fornecedor emite nota de crédito e recupera o imposto na declaração do período de emissão. Se não foi liquidado quando era devido, emite nota de débito e substitui as declarações do período original. Do lado de quem comprou, o prazo para deduzir conta-se a partir da receção dos documentos retificativos, e não da fatura original, em linha com a jurisprudência europeia.

Atenção ao seu software: o que muda em 2027

Existe um período transitório. Até ao final de 2026, as empresas cujo programa de faturação ainda não permita emitir notas de crédito ou de débito apenas pelo valor do IVA, sem alterar a base tributável, podem excecionalmente regularizar através da anulação total da fatura e emissão de uma nova, que refira a fatura original e respeite a data de exigibilidade.

A partir de 2027 essa exceção termina: a correção passa a ser sempre por nota de crédito ou de débito. Convém confirmar com o fornecedor do seu software de faturação se o programa já está preparado, para não ficar limitado no início do próximo ano. Se ainda não acompanhou o calendário da fatura eletrónica em 2026, é a altura certa para o fazer, porque as duas coisas tocam no mesmo software.

Construção e habitação: um caso a vigiar

O Ofício detalha ainda as regularizações ligadas ao Decreto-Lei n.º 97/2026, que introduziu a taxa reduzida de IVA em empreitadas de construção destinadas a habitação, através da verba 2.42 da Lista I anexa ao Código do IVA. Empresas do imobiliário e da construção devem mapear as operações elegíveis e vigiar o cumprimento das condições, para evitar regularizações inesperadas a favor do Estado ou, ao contrário, perder a hipótese de recuperar IVA pago a mais. Escrevemos sobre esse regime em detalhe no artigo do IVA a 6 por cento na construção para habitação.

O que a sua empresa pode fazer já

• Formar a equipa financeira na diferença entre erro formal, que se anula e reemite, e erro que mexe no IVA, que leva nota de crédito ou de débito.
• Deixar de usar notas de crédito para anular faturas com erros formais.
• Garantir que os canais de comunicação, seja email, portal ou plataforma, geram registos rastreáveis com data e hora.
• Confirmar com o fornecedor do software se já emite notas de crédito ou de débito apenas pelo valor do IVA, a pensar em 2027.
• Datar e documentar cada correção, para controlar os prazos de dois e de quatro anos.
• Se opera na construção para habitação, mapear as operações abrangidas pela taxa reduzida.

Perguntas frequentes

Posso anular uma fatura com o NIF errado e emitir outra?

Sim. Quando o erro é só formal e não mexe no imposto, o procedimento certo é anular e emitir uma nova fatura com a data original. A nota de crédito não é o instrumento adequado nesses casos.

Quanto tempo tenho para regularizar o IVA a meu favor?

Dois anos para erros no valor, a contar da exigibilidade do imposto. Quatro anos para erros de enquadramento, os chamados erros de direito.

Preciso de prova de que o cliente recebeu a nota de crédito?

Para regularizar a seu favor, sim. Servem meios digitais como um email de confirmação ou o registo de acesso a um portal. O que não vale é assumir a aceitação só porque o cliente não respondeu.

O que acontece se corrigir tarde um IVA liquidado a menos?

Se corrigir no período do erro ou no seguinte, não há penalidade. Depois disso, a correção faz-se por declaração de substituição, com juros e coima.

O meu software já está preparado para 2027?

Depende do programa. A partir de 2027 é obrigatório emitir notas de crédito ou de débito só pelo valor do IVA. Confirme com o fornecedor e, na dúvida, peça-nos ajuda a validar.

Próximo passo

Corrigir faturas e regularizar IVA parece simples até deixar de ser. Um documento errado no sítio errado pode custar-lhe IVA a mais ou uma coima evitável. Tratamos das retificações e da regularização do IVA dentro dos prazos e com a prova certa, no âmbito da fiscalidade e da contabilidade da sua empresa.

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